Im Laufe der Zeit sammeln sich wichtige Informationen in verschiedenen Websites. Hier scheint eine wichtige Funktion in Sharepoint zu fehlen: "Verknüpfte Ansichten". Tatsächlich existieren bereits Ansichten wie "Meine Aufgaben" oder ähnliches. Aber wie bekommt man bspw. Listen in denen verschiedene Listen oder Bibliotheken verschiedener Sites zusammengefügt werden?

Meine Aufgaben

Viele Informationen landen in verschiedenen Websites des MOSS. Mit Hilfe von Webparts können wir zwar diese Inhalte auf den jeweiligen Sites wieder anzeigen lassen, allerdings mit Einschränkung: Die Webparts der Listen und Bibliotheken können standardmäßig nur Inhalte derselben Site wiedergeben, in der sich auch die Listen oder Bibliotheken befinden. Doch wichtige Inforamtionen wie "Alle meine Aufgaben" sind auf den einzelnen Websites verteilt. Doch für diese gibt es eine Lösung. Im Bereich der Websiteaktionen finden wir unter anderem "meine Aufgaben" oder auch "Ausstehende Genehmigung".

Beliebige Listen oder Bibliotheken zu verknüpfen ist dagegen eine Sache des Sharepoint Designers. Die Anleitung in Kürze:

1. Die Website im Sharepoint Designer öffnen, in der man die Gesamtliste sehen möchte
2. Unter Datenquellenbibliothek die  "externe" Websites hinzufügen 
3. Unter dem Punkt verknüpfte Quellen, die jeweiligen Bibliotheken oder Listen hinzufgen
4. Mit Drag and Drop auf die Website ziehen

Sharepoint Designer

Um an die externen (zumindest ist Sharepoint der Meinung, dass dies extern sei ;-) ) Listen und Bibliotheken in der Website heranzukommen, ist es erforderlich die externen Websites in der aktuellen Website bekannt zu machen. Dies gleicht ungefähr dem Muster einen Datenserver zu benennen, aber später erst die Datenbanken auszuwählen. (Menüpunkt: Datenquellen). Im unteren Bereich der Datenquellen können wir Bibliotheken hinzufügen. Aber das ist halb gelogen und halbe wahr. Richtigerweise müßte der Link heißen "Websites hinzufügen", denn jede Angabe einer Liste oder Bibliothek führt zu einer Fehlermeldung. Stattdessen geben wir die Website und nicht die Bibliothek innerhalb des Assistenten an.

TIPP: Hinzufügen einer Bibliothek = Hinzufügen einer Website

Nun gehen wir in der Datenquellenbibliothek ganz nach unten.. und sehen dort "Verbindung mit einer anderen Bibliothek herstellen" Link. An dieser Stelle fügen wir nun alle benötigten Websites hinzu. Sofern das geschehen ist, tauchen die Websites in der Datenquellenbibliothek als Verzeichnisbaum auf (inkl. ihren Bibliothen).

Und nun die eigtl Hauptsache. Wir verknüpfen eine lokale Bibliothek mit unseren Externen. Innerhalb der aktuellen Website finden wir unter Verknüpfte Quellen den Link zu "Neue verknüpfte Quellen erstellen". Mit dem nachfolgenden Assistenten fügen wir der Verknüpfungsliste alle Bibliotheken hinzu, die wir später in der Ansicht sehen wollen. Bspw. hier alle Leitfaden Bibliotheken aus verschiedenen Websites.

Webpart konfigurieren

Als letztes ziehen wir per Drag and Drop die neue Liste mit allen Bibliotheken in eine Webpartzone auf unserer aktuellen Website. Leider scheint hier aber ein Fehler vorzuliegen: Die Spalte "Geändert von" zeigt scheinbar wirres HTML Kauderwelsch. Dies ist jedoch leicht auszubessern. In dem Kontextmenü der Zelle formatieren wir das Feld als Richtext, damit der HTML Code wieder richtig interpretiert wird.

Liste filtern

Der letzte Feinschliff ist nun die Liste so zu filtern, dass der aktuelle User nur diejenigene Dokumente sieht, die er als letzter geändert hat. Webparts stellen dazu im Kontextmenü Filtereinstellungen zur Verfügung. Wir setzen darin einen Filter so, dass der Wert "geändert von " den  aktuellen User enthält.

TIPP: Nicht "gleich" wählen, da wir ja das Feld anders formatiert haben und jede Menge HTML Code noch dahintersteckt. Daher "enthält".

Viel Spaß ;-)